服務(wù)熱線
在數(shù)字化時代的浪潮下，呼和浩特市行政審批局以創(chuàng)新為先導(dǎo)，積極探索檔案管理新模式，全力打造電子檔案管理系統(tǒng)。這一舉措不僅重塑了行政審批流程，更為數(shù)字政府建設(shè)筑牢了堅實根基，推動政務(wù)服務(wù)實現(xiàn)質(zhì)的飛躍。
破舊立新，解決傳統(tǒng)檔案管理頑疾
過去，紙質(zhì)檔案管理在呼和浩特市行政審批流程中弊端重重。在項目審批高峰期，僅一個大型項目的審批文件就多達(dá)數(shù)千頁，檔案整理和歸檔工作需耗費大量人力與時間。例如，在某大型工業(yè)園區(qū)建設(shè)項目審批過程中，涉及多個子項目和眾多審批環(huán)節(jié)，產(chǎn)生的紙質(zhì)文件堆積如山。工作人員需花費數(shù)周時間進(jìn)行整理、分類和裝訂，期間常出現(xiàn)文件錯放、漏歸的情況，導(dǎo)致后續(xù)查閱和使用極為不便。
而且，不同部門之間調(diào)閱檔案程序繁瑣。一份檔案從申請調(diào)閱到實際拿到手，平均需要3 - 5個工作日。這是因為調(diào)閱申請需經(jīng)過層層審批，涉及多個部門的簽字蓋章，期間還可能出現(xiàn)文件在傳遞過程中延誤或丟失的情況。這種低效率的檔案調(diào)閱方式嚴(yán)重影響了審批效率，使得一些項目的審批進(jìn)度被大幅拖延。
紙質(zhì)檔案的存儲空間占用也十分可觀。僅市行政審批局的檔案庫房面積就超過500平方米，且隨著時間推移，檔案數(shù)量不斷增長，存儲空間愈發(fā)緊張。為了存放新增檔案，不得不頻繁擴(kuò)建庫房或租用外部存儲場地，這不僅增加了管理成本，還加大了檔案管理的難度和風(fēng)險。
為了徹底解決這些問題，呼和浩特市行政審批局決心引入先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)，開啟檔案管理的數(shù)字化變革。
科技賦能，構(gòu)建電子檔案管理新體系
電子檔案管理系統(tǒng)集成了先進(jìn)的光學(xué)字符識別(OCR)技術(shù)、大數(shù)據(jù)存儲與分析技術(shù)以及智能加密技術(shù)。
通過OCR技術(shù)，能將紙質(zhì)文件快速轉(zhuǎn)化為可編輯的電子文本，準(zhǔn)確率高達(dá)98%以上。該技術(shù)采用深度學(xué)習(xí)算法，對各類字體、格式的文件都具有良好的識別能力。在實際應(yīng)用中，先對紙質(zhì)文件進(jìn)行高清掃描，然后通過OCR引擎對掃描圖像進(jìn)行分析和識別。對于復(fù)雜的表格、印章等元素，系統(tǒng)還能通過圖像分析和模板匹配技術(shù)進(jìn)行精準(zhǔn)處理，確保識別的準(zhǔn)確性。例如，在處理一份包含手寫簽名和復(fù)雜表格的土地出讓合同文件時，OCR技術(shù)能夠準(zhǔn)確識別文字內(nèi)容，并將表格數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為可編輯的電子表格，極大縮短了檔案數(shù)字化的時間。
在大數(shù)據(jù)存儲方面，采用分布式存儲架構(gòu)，確保海量檔案數(shù)據(jù)的安全存儲。該架構(gòu)將數(shù)據(jù)分散存儲在多個節(jié)點上，通過冗余備份和數(shù)據(jù)校驗機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，利用數(shù)據(jù)壓縮和去重技術(shù)，有效減少存儲空間的占用。數(shù)據(jù)讀取速度比傳統(tǒng)存儲方式提升了數(shù)倍，這得益于分布式存儲系統(tǒng)的并行處理能力。當(dāng)用戶請求讀取檔案數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)能夠同時從多個節(jié)點獲取數(shù)據(jù)，從而加快讀取速度。例如，在讀取一份大型企業(yè)的歷史審批檔案集時，傳統(tǒng)存儲方式可能需要數(shù)分鐘才能加載完成，而分布式存儲架構(gòu)下，僅需十幾秒即可完成讀取。
同時，引入智能加密技術(shù)，對不同密級的檔案進(jìn)行分級加密，保障數(shù)據(jù)不被非法訪問。系統(tǒng)采用先進(jìn)的對稱加密和非對稱加密算法相結(jié)合的方式。對于一般公開檔案，采用對稱加密算法進(jìn)行快速加密，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。對于涉及商業(yè)機(jī)密、個人隱私等敏感檔案，采用非對稱加密算法，結(jié)合數(shù)字證書和密鑰管理系統(tǒng)，實現(xiàn)更高級別的加密保護(hù)。只有經(jīng)過授權(quán)的用戶，憑借合法的密鑰才能解密訪問這些檔案。
該系統(tǒng)還具備強(qiáng)大的智能分類和檢索功能。通過預(yù)設(shè)的分類算法，能根據(jù)檔案的主題、時間、部門等多維度信息自動分類，分類準(zhǔn)確率達(dá)到95%以上。分類算法基于機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)，通過對大量歷史檔案數(shù)據(jù)的學(xué)習(xí)和分析，建立分類模型。在實際應(yīng)用中，系統(tǒng)會自動提取檔案的關(guān)鍵信息，與分類模型進(jìn)行匹配，從而準(zhǔn)確地將檔案歸入相應(yīng)類別。例如，對于一份關(guān)于城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目的審批檔案，系統(tǒng)能根據(jù)主題關(guān)鍵詞“城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)”、時間戳以及提交部門等信息，準(zhǔn)確地將其歸入“建設(shè)項目審批 - 基礎(chǔ)設(shè)施類 - [具體年份] - [提交部門]”類別下。
檢索功能支持模糊查詢、精準(zhǔn)查詢以及關(guān)聯(lián)查詢，用戶輸入關(guān)鍵詞后，系統(tǒng)可在毫秒級時間內(nèi)從數(shù)百萬份檔案中精準(zhǔn)定位相關(guān)文件，大大提高了檔案調(diào)閱效率。模糊查詢功能允許用戶輸入不完整或不準(zhǔn)確的關(guān)鍵詞，系統(tǒng)通過語義分析和相似性匹配技術(shù)，找出所有相關(guān)檔案。精準(zhǔn)查詢則針對特定的檔案編號、文件名等精確信息進(jìn)行快速定位。關(guān)聯(lián)查詢基于檔案之間的內(nèi)在邏輯關(guān)系，如項目審批流程中的上下游文件關(guān)聯(lián)，當(dāng)用戶查詢某一文件時，系統(tǒng)會自動展示與之相關(guān)的其他文件。例如，當(dāng)用戶查詢一份建筑工程施工許可證檔案時，系統(tǒng)會同時顯示該項目的建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等相關(guān)前置審批文件，方便用戶全面了解項目審批情況。
協(xié)同聯(lián)動，推動政務(wù)服務(wù)效能提升
電子檔案管理系統(tǒng)打破了部門之間的信息壁壘，實現(xiàn)了跨部門的檔案信息共享。以工程建設(shè)項目審批為例，以往涉及規(guī)劃、住建、環(huán)保等多個部門的審批流程中，各部門需分別對紙質(zhì)檔案進(jìn)行審核，流程繁瑣且耗時久。
在傳統(tǒng)模式下，規(guī)劃部門完成對項目規(guī)劃方案的審核后，需將紙質(zhì)檔案通過人工傳遞的方式送至住建部門。住建部門在收到檔案后，還需對文件進(jìn)行重新整理和審核，確認(rèn)無誤后才能繼續(xù)審批流程。這一過程中，由于各部門的檔案格式和審核標(biāo)準(zhǔn)存在差異，容易出現(xiàn)信息不一致或文件缺失的情況。而且，傳遞過程中的延誤和人為失誤也時有發(fā)生。例如，在一次大型商業(yè)綜合體項目的審批中，由于紙質(zhì)檔案在傳遞過程中丟失了部分文件，導(dǎo)致住建部門的審核工作被迫暫停，項目審批進(jìn)度延誤了近兩周。
如今，借助電子檔案管理系統(tǒng)，各部門可實時共享項目檔案信息。在項目申報階段，建設(shè)單位只需將相關(guān)材料一次性上傳至電子檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)會自動根據(jù)預(yù)設(shè)規(guī)則將檔案信息推送至各審批部門。各部門在自己的工作平臺上即可實時查閱和審核檔案，無需再進(jìn)行紙質(zhì)文件的傳遞和重復(fù)整理。同時，系統(tǒng)還能對各部門的審核進(jìn)度進(jìn)行實時跟蹤和提醒，確保審批流程的高效推進(jìn)。例如，在近期的一個住宅小區(qū)建設(shè)項目審批中，通過電子檔案系統(tǒng)的協(xié)同工作，各部門之間信息溝通順暢，審批時間從原來的平均30個工作日壓縮至15個工作日以內(nèi)，大大提高了項目落地速度。
同時，通過與政務(wù)服務(wù)平臺的深度融合，企業(yè)和群眾在辦理業(yè)務(wù)時，無需再重復(fù)提交各類證明材料，系統(tǒng)可自動調(diào)用電子檔案中的相關(guān)信息進(jìn)行核驗。例如，企業(yè)辦理營業(yè)執(zhí)照變更業(yè)務(wù)，以往需要提交公司章程、股東身份證明等多項紙質(zhì)材料。這些材料不僅需要企業(yè)準(zhǔn)備齊全，還需在不同部門之間多次提交，耗費大量時間和精力?，F(xiàn)在通過電子檔案共享，企業(yè)只需在線提交申請，系統(tǒng)即可自動從電子檔案庫中調(diào)用相關(guān)證明材料進(jìn)行核驗。對于一些需要更新的信息，企業(yè)只需在系統(tǒng)中進(jìn)行修改，系統(tǒng)會自動同步至各相關(guān)部門的檔案中。整個辦理過程從原來的3個工作日縮短至1個工作日，極大提升了辦事效率，優(yōu)化了營商環(huán)境。
面臨挑戰(zhàn)與應(yīng)對策略
在電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和推廣過程中，也面臨一些挑戰(zhàn)。一方面，部分工作人員對新技術(shù)的接受程度較低，習(xí)慣于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，對電子檔案系統(tǒng)的操作不熟練。為解決這一問題，行政審批局組織了多輪針對性的培訓(xùn)，邀請專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行系統(tǒng)操作講解和實際案例演示。培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋系統(tǒng)的基本功能、操作流程、常見問題解決等方面。同時，還制作了詳細(xì)的操作手冊和視頻教程，供工作人員隨時查閱學(xué)習(xí)。通過這些措施，工作人員對電子檔案系統(tǒng)的操作熟練度得到了顯著提升。
另一方面，數(shù)據(jù)安全問題始終是電子檔案管理的重中之重。隨著檔案數(shù)據(jù)的不斷增加和共享范圍的擴(kuò)大，數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險也相應(yīng)提高。為應(yīng)對這一挑戰(zhàn)，行政審批局建立了完善的數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系。除了前文提到的智能加密技術(shù)外，還加強(qiáng)了網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，部署了防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備。同時，制定了嚴(yán)格的數(shù)據(jù)訪問權(quán)限管理制度，對不同崗位的工作人員設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)。此外，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)演練，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失或損壞情況。
展望未來，持續(xù)深化數(shù)字政府建設(shè)
呼和浩特市行政審批局電子檔案管理系統(tǒng)的成功應(yīng)用，只是數(shù)字政府建設(shè)的一個縮影。未來，行政審批局將繼續(xù)探索電子檔案在更多領(lǐng)域的應(yīng)用。
利用區(qū)塊鏈技術(shù)進(jìn)一步保障檔案數(shù)據(jù)的真實性和不可篡改。區(qū)塊鏈具有分布式賬本、加密算法、共識機(jī)制等特性，能夠為電子檔案數(shù)據(jù)提供可靠的存證和溯源服務(wù)。通過將檔案數(shù)據(jù)的關(guān)鍵信息記錄在區(qū)塊鏈上，每一次數(shù)據(jù)的修改和訪問都會留下不可篡改的記錄，確保檔案數(shù)據(jù)的真實性和完整性。例如，在涉及重大民生項目的檔案管理中，利用區(qū)塊鏈技術(shù)可以讓公眾對項目審批過程和相關(guān)檔案信息進(jìn)行透明化監(jiān)督，增強(qiáng)政府公信力。
借助人工智能技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘，為政府決策提供更具價值的參考依據(jù)。人工智能可以對海量的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和挖掘，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和趨勢。例如，通過對歷年企業(yè)注冊和審批檔案數(shù)據(jù)的分析，可以了解不同行業(yè)的發(fā)展趨勢、市場需求變化等信息，為政府制定產(chǎn)業(yè)政策、優(yōu)化營商環(huán)境提供科學(xué)依據(jù)。同時，人工智能還可以對檔案內(nèi)容進(jìn)行情感分析，了解企業(yè)和群眾對政務(wù)服務(wù)的滿意度和意見建議，幫助政府及時改進(jìn)工作。
同時，行政審批局還計劃將電子檔案管理系統(tǒng)向基層政務(wù)服務(wù)中心延伸，實現(xiàn)全市政務(wù)服務(wù)檔案的一體化管理。通過建立統(tǒng)一的電子檔案管理平臺，將市、區(qū)、街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))各級政務(wù)服務(wù)中心的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整合和共享。這不僅可以提高基層政務(wù)服務(wù)的效率和質(zhì)量，還能為全市的政務(wù)服務(wù)大數(shù)據(jù)分析提供更全面的數(shù)據(jù)支持。例如，基層工作人員在辦理業(yè)務(wù)時，可以直接調(diào)用市級檔案庫中的相關(guān)信息，無需再重復(fù)收集和錄入，減少辦事環(huán)節(jié)，提高辦事效率。同時，通過對全市政務(wù)服務(wù)檔案數(shù)據(jù)的綜合分析，可以更好地了解全市政務(wù)服務(wù)的整體運行情況，為政府制定宏觀政策提供有力支撐，讓數(shù)字政府建設(shè)的成果惠及更多企業(yè)和群眾，為呼和浩特市的高質(zhì)量發(fā)展提供源源不斷的動力支持。
