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實時對檔案柜內(nèi)檔案進行監(jiān)控，在系統(tǒng)中建立圖形化檔案柜界面，進而實現(xiàn)了檔案的實時定位，并對出入柜檔案、時間進行實時記錄；另外系統(tǒng)具備報警功能，當(dāng)檔案在未授權(quán)狀態(tài)下被拿出或檔案室溫濕度超標時，系統(tǒng)會自動進行對應(yīng)的聲光報警。

對出入檔案室檔案、人員進行授權(quán)，對其出入檔案室狀況進行實時監(jiān)控，實現(xiàn)出入圖像抓拍，并對非法出入狀況進行聲光、語音報警。

管理人員可以通過系統(tǒng)平面圖對檔案室內(nèi)檔案信息、位置、狀況等，進行可視化的系統(tǒng)查詢。

使用RFID手持移動終端自由設(shè)置盤點方式，對指定庫房的檔案進行盤點操作，通過網(wǎng)絡(luò)實時上傳盤點結(jié)果，也可根據(jù)事先設(shè)定的查詢條件產(chǎn)生盤點任務(wù)表下載到手持移動終端，根據(jù)此表進行盤點作業(yè)，離線情況下可利用手持終端進行盤點記錄后，再將盤點結(jié)果上傳管理中心進行盤點比對。